3 Kebiasaan Buruk Menggunakan Teknologi

Pernahkah Anda merasa sebal ketika perlu berkonsentrasi melakukan tugas di kantor, salah satu rekan kerja malah menelepon dengan menyalakan speaker. Alhasil, percakapan mereka terdengar ke seluruh ruangan dan membuat konsentrasi pecah.

Teknologi memang telah memudahkan komunikasi, tak terkecuali di kantor. Namun meningkatnya penggunaan instant messaging, conference call, video conference sedikit banyak telah memunculkan kebiasaan buruk yang bukan malah mendukung pekerjaan, tetapi malah membuat hubungan dengan relasi bisa menjadi tidak mengenakkan.

Seorang ahli Voice over Internet Protocol (VoIP) bernama Angie Reed yang dikutip dari Mashable, Selasa (29/5/2012) mengemukakan, setidaknya ada empat kebiasaan buruk menggunakan teknologi di kantor yang harus dihindari.

Instant Message

Ketuk pintu sebelum masuk. Sebagian besar orang sudah sangat tahu aturan tak tertulis ini, bahwa menerobos masuk ruangan seseorang adalah tindakan yang tidak sopan.
Hal yang sama berlaku juga pada Instant Message (IM). Sebelum memulai percakapan, kirim 'ping' sopan sebagai tanda permisi dan menanyakan apakah orang tersebut bersedia diajak berbicara.
Jika Anda menjadi orang yang diajak berbicara, tolak dengan halus jika memang sedang tidak bisa diganggu dan tawarkan waktu alternatif dimana Anda sedang luang.
Perlu diperhatikan juga, usahakan percakapan melalui IM singkat. Sesuai namanya, IM sejatinya digunakan untuk menanyakan sesuatu dengan cepat dan segera mendapat jawabannya.
Jika pesan yang ingin disampaikan terbilang njelimet dan memerlukan penjelasan lebih panjang, sebaiknya telepon rekan Anda atau sambangi sebentar mejanya untuk berdiskusi.
Satu lagi, pasang tanda 'Do Not Disturb' jika Anda sedang tidak bisa diganggu, atau beri tanda 'Invisible', 'Away', atau 'Out to Lunch'.



Video Conference
Video conference kini semakin marak digunakan dengan maksud menghemat waktu dan juga ongkos perjalanan. Namun dengan microphone dan kamera yang selalu menyala, bukan berarti Anda bisa melakukan atau berkata apapun di depan kamera.
Saat melakukan video conference, disarankan untuk melakukannya sambil duduk dan tenang. Tentunya tidak enak berhadapan dan mengobrol dengan orang yang tampak sibuk serta banyak bergerak. Hal ini berlaku juga ketika video conference. Jadi, hindari bertingkah yang bisa mengganggu lawan bicara seperti banyak bergoyang atau mondar-mandir.
Ingat juga, sebaiknya hindari mengenakan pakaian berwarna mencolok, ramai atau dengan motif memusingkan. Lawan bicara mungkin akan pusing melihatnya. Kenakanlah pakaian bekerja yang tidak aneh-aneh.

Speakerphone
Yang satu ini sudah dibahas sedikit di awal tulisan. Jangan tempatkan seseorang yang Anda ajak bicara tanpa memberitahukannya bahwa ada orang lain yang mengetahui percakapan ini. Orang yang diajak bicara pun akan sulit memahami dialog ketika ada lebih dari satu orang yang ternyata terlibat percakapan.
Lagipula, orang di sekitar pun belum tentu ingin dilibatkan dan mendengar percakapan telepon tersebut. Malah bisa saja mereka akan merasa terganggu. Jadi sebaiknya matikan speakerphone ketika Anda menelepon di tempat publik.
Kalaupun ingin menyalakan speaker, pastikan orang di sekitar memang terlibat dalam percakapan tersebut. Hindari bunyi-bunyi berisik dari bungkus snack, meletupkan balon permen karet, atau membanting laci. Selain tidak sopan, suasana percakapan pun menjadi tidak kondusif.
Satu lagi, jangan berteriak saat berbicara di speakerphone. Teknologi ponsel jaman sekarang umumnya sensitif menangkap suara sehingga tak perlu berteriak pun lawan bicara bisa mendengar Anda.